Wellbeing and Psychosocial Support Workshops for CSOs in Ukraine

Context

As part of ActionAid's support to civil society organizations (CSOs) in Ukraine, this initiative aims to improve the mental health and overall wellbeing of staff working under stressful conditions, including those directly impacted by the ongoing conflict. This will be achieved through the delivery of tailored wellbeing and psychosocial support (PSS) workshops, enabling CSO teams to rest, recharge, and develop resilience strategies in a safe, supportive environment.

The activity will target 6 partner organizations, with each receiving a customized intervention based on a preliminary online assessment of their staff's PSS needs. Each workshop will gather 10 participants from one organization, who will take part in a 2–3-day offline retreat in a peaceful and secure recreational setting outside of the city.

Objectives

1. Identify and assess specific psychosocial support needs of CSO staff and a peaceful and secure recreational setting outside of the city through remote consultations.

2. Design and deliver tailored offline wellbeing workshops for each of the 6 partner organizations.

3. Promote staff wellbeing, team cohesion, stress management, and burnout prevention.

4. Provide space and tools for participants to relax, reflect, and strengthen coping strategies by organising a CSO retreat in recreational spaces outside the city and providing an offline workshop.

Scope of work

1. Conduct online consultations with each of the 6 participating organizations to assess their specific PSS and team wellbeing needs and choosing a peaceful and secure recreational setting outside of the city for conducting the offline workshop and organizing a CSO retreat.

2. Design a customized workshop agenda for each organization based on the assessment findings.

3. Facilitate 6 separate offline workshops (one per organization), each involving 10 staff members, at a secure retreat location pre-arranging its availability for the workshop and participants' recreation.

4. Ensure that each workshop may include but not limited to:

- Professional mental health and PSS facilitation;

- Burnout prevention techniques;

- Recreational and team-building activities;

- Soft-skills development (e.g., communication, stress resilience);

- Structured rest and recreation opportunities.

Deliverables

1. 6 tailored PSS needs assessment reports (one per organization).
2. 6 workshop agendas, adapted to the needs of each group.
3. Delivery of 6 wellbeing workshops (2–3 days each).
4. Brief summary reports per workshop, including feedback and recommendations.

Duration & Timeline

1. Implementation period: July – August 2025.

2. Each workshop: 2–3 days.

3. Total participants: 60 CSO staff (6 groups x 10 individuals).

Logistics & Coordination

1. Service provider will confirm retreat venue arrangements.

2. All logistics, including meals, accommodation, and transportation, will be coordinated jointly by Service provider and CSOs.

3. The provider is responsible for facilitation, workshop content, printed materials, and coordination of facilitators, organizing retreat for CSOs at a peaceful and secure recreational setting outside of the city.

Qualification Criteria

1. Minimum 3 years of experience in psychosocial support, mental health, or staff wellbeing.

2. Proven experience facilitating workshops or retreats in the humanitarian or CSO context.

3. Ability to design trauma-sensitive, inclusive, and culturally appropriate wellbeing programs.

4. Team of qualified mental health professionals or trainers.

5. Strong understanding of the Ukrainian context and challenges facing CSO staff.

Ethical and Safety Considerations

1. The selected provider must adhere to ActionAid's principles and policies on:

- PSEA,

- Safety and security guidelines,

- Psychological first aid standards (where applicable),

- Participant confidentiality and trauma sensitivity.

Application Procedure

Interested providers should submit (preferably in English):

- Technical proposal: methodology, outline of activities, proposed facilitators.

- Financial proposal: including daily rates and estimated total budget.

- CVs and profiles of key staff/facilitators and two references from similar assignments.

Send applications to: Відправити резюме

Subject line: Wellbeing & PSS Workshops

Deadline: 03 July 2025

//

У межах підтримки організацій громадянського суспільства (ОГС) в Україні, ActionAid планує впровадити ініціативу, спрямовану на покращення психічного здоров'я та загального благополуччя працівників, які працюють у стресових умовах, зокрема тих, хто безпосередньо постраждав від війни. Для цього буде проведено серію воркшопів з благополуччя та психосоціальної підтримки (PSS), які дадуть змогу співробітникам ОГС відновити ресурси, зменшити стрес і сформувати стійкість у безпечному та підтримувальному середовищі.

До участі буде залучено 6 партнерських організацій, для кожної з яких буде проведено попередню онлайн-оцінку потреб у PSS. На основі оцінки буде розроблено та реалізовано індивідуальний 2–3-денний офлайн воркшоп для 10 співробітників кожної організації у рекреаційному просторі поза межами міста.

Мета

1. Визначити та оцінити потреби в психосоціальній підтримці персоналу ОГС і рекреаціний простір поза межами міста шляхом дистанційних консультацій.

2. Розробити та провести індивідуальні офлайн воркшопи, адаптовані до потреб кожної організації.

3. Сприяти благополуччю персоналу, згуртуванню команд, профілактиці вигорання.

4. Забезпечити умови для відпочинку, відновлення та формування механізмів самодопомоги, організувавши відпочинок ОГС у рекреціних просторах поза межами міста та надавши офлайн воркшоп.

Обсяг робіт

1. Провести онлайн-консультації з кожною з 6 організацій для визначення потреб у PSS та рекреаціного простору поза межами міста для проведення офлайн воршопу та організації відпочинку.

2. Розробити індивідуальні програми воркшопів відповідно до потреб конкретної організації.

3. Провести 6 офлайн воркшопів, кожен — для 10 учасників, у безпечному рекреаційному центрі, попередньо організувавши його доступність для проведення воркшопу та відпочинку учасників.

4. Забезпечити, щоб воркшоп міг включати, але не обмежуватися наступним:

- Професійне фасилітаторство з фокусом на психічне здоров'я;

- Профілактику емоційного вигорання;

- Релаксаційні та командоутворювальні активності;

- Розвиток м'яких навичок (комунікація, стресостійкість тощо);

- Можливості для відпочинку та перезавантаження.

Очікувані результати

1. 6 звітів з оцінки потреб у психосоціальній підтримці (по одному для кожної організації).

2. 6 адаптованих програм воркшопів.

3. Проведення 6 офлайн воркшопів (тривалістю 2–3 дні кожен).

4. Підсумкові звіти з кожного воркшопу, що включають зворотний зв'язок та рекомендації.

Тривалість та терміни

1. Період реалізації: липень – серпень 2025 року.

2. Тривалість кожного воркшопу: 2–3 дні.

3. Загальна кількість учасників: 60 осіб (6 груп по 10 учасників).

Логістика та Координація

1. Надвач послуг підтвердить організацію та розміщення у рекреаційному центрі.

2. Всі логістичні аспекти (проживання, харчування, трансфер) координуються надавачем послуг і ОГС.

3. Постачальник відповідає за зміст воркшопу, підготовку матеріалів, роботу фасилітаторів, організацію відпочинку для ОГС в рекреаціному просторі поза межами міста.

Кваліфікаційні вимоги

1. Щонайменше 3 роки досвіду у сфері психосоціальної підтримки або ментального здоров'я;

2. Досвід фасилітації воркшопів або відновлювальних ретритів у контексті НУО чи гуманітарного сектору;

3. Уміння розробляти інклюзивні та культурно чутливі програми підтримки;

4. Наявність кваліфікованої команди фасилітаторів/фахівців;

5. Знання українського контексту та викликів, з якими стикаються ОГС.

Етичні та безпекові вимоги

1. Постачальник послуг зобов'язаний дотримуватись політик та принципів ActionAid щодо:

- PSEA,

- Вимог безпеки,

- Етичних норм роботи з вразливими групами,

- Конфіденційності та чутливого ставлення до психотравматичного досвіду учасників.

Порядок подання заявки

Зацікавлені кандидати мають подати (бажано англійською мовою):

- Технічну пропозицію: опис методології, плану дій, запропонованих фасилітаторів.

- Фінансову пропозицію: з розрахунком вартості послуг.

- Резюме ключових осіб та дві рекомендації з подібних проєктів.

Адреса для подання заявок: Відправити резюме

Тема листа: Wellbeing & PSS Workshops

Кінцевий термін подання: 03 липня 2025 року