Менеджер з логістики та постачання, Logistics Officer

Опис вакансії

Відповідь з вашим резюме в один клік тут: INTERSOS Application

ІНТЕРСОС Україна — підрозділ міжнародної гуманітарної організації INTERSOS.

Ми надаємо допомогу постраждалим від надзвичайних ситуацій, збройних конфліктів та природних катастроф. Насамперед ми допомагаємо найбільш вразливим категоріям: дітям, жінкам, людям похилого віку, переміщеним особам, які вимушено покинули домівки та переїхали до більш безпечних місць, а також тим, хто не може покинути небезпечні регіони і залишається під постійною загрозою.

Команда екстреної допомоги ІНТЕРСОС знаходиться у Одесі, в Миколаєві та Херсоні, Дніпрі, Харкові та громадах ціх областей.

ІНТЕРСОС Україна надає економічну, гуманітарну та медичну допомогу, психологічну підтримку, проводить освітні заходи, постачає лікарські засоби та обладнання в медичні заклади, надає притулок та забезпечує базові потреби людей. За рік роботи в Україні наша команда надала допомогу більш ніж 100 тисячам людей. З них 75 тисяч людей було охоплено програмами захисту, профілактики та невідкладної допомоги. 3 тисячі медичних консультацій було проведено у віддалених регіонах, не охоплених офіційною системою охорони здоров'я. 49 медичних закладів отримали медикаменти, медичне обладнання та техніку.

Менеджер з логістики та постачання / Logistics and Supply Officer

Локація: Харків

Мета посади:

Здійснювати або контролювати всю діяльність з логістики, постачання та ІТ в офісі та на супутніх проектах, відповідно до стандартів та протоколів ІНТЕРСОС для оптимальної експлуатації матеріалів, інфрастуктури та транспортних засобів.

Планувати, контролювати та керувати діяльністю з логістики та постачання для безперебійної операційної діяльності.

Звітування:

(Ієрархічне): Керівнику бази

(Технічне): Менеджеру з логістики (закупівель) в країні

Завдання

Управління логістичними даними

• Внесення логістичних даних в ПЗ ІНТЕРСОС Логістика точно та вчасно. За потреби проводити навчання персоналу та підтримувати впровадження та використання ПЗ ІНТЕРСОС Логістика в міссії

Управління ланцюгами постачання та закупівель

• Планування, координація та контроль постачання офісу та визначення рівней пріорітетності. Впровадження відповідних інструментів та процедур
• Здійснення локальних закупівель (запит пропозицій та прямі закупівлі) товарів та послуг відповідно до вимог ІНТЕРСОС і донорів та інформування керівника про будь-які проблеми, пов'язані з якістю та наявністю товарів, які необхідно придбати
• Відслідковування платежів всіх постачальників і збір всіх необхідних підтверджуючих документів (як квитанції та накладні). Перед здійсненням оплати необхідно переконатися, що всі оригінали знаходяться в офісі координування
• Підтримка Менеджера з постачання в країні/Координатора з логістики в країні у проведенні закупівель вчасно на платформі ІНТЕРСОС, забезпечення завантаження та архівування документів належним чином у фінансовому відділі
• У співпраці з Координатором з логістики/Менеджером з постачання та менеджером проекту відповідати за ефективне використання IMS та запасів
• Дотримуватись визначеного плану закупівель і координувати закупівлі на місцях з персоналом проекту
• Надсилати запити на закупівлю менеджеру з постачання в країні для ITB та тендерів та/або будь-яких інших закупівель, які неможливо здійснити локально
• Сприяти переговорам з місцевими покупцями та підтримувати добрі відносини з постачальниками
• Проводити оцінку ринку та оновлення списків постачальників, які пройшли попередню кваліфікацію
• Оновлювати всі файлів постачальників в IPM
• Приймати участь в підготовці щомісячного логістичного звіту

Управління об'єктами та зв'язком

• Забезпечення та обслуговування офісних приміщень та гостьових будинків у належному житловому стані та відповідно до мінімальних стандартів та інструкцій ІНТЕРСОС. Забезпечити використання заходів безпеки та здійснювати інспекційні відвідування для оцінки потреб в ремонті/відновленні приміщень
• Забезпечення об'єктів відповідними ІТ та комунікаційною інфрастуктурами та обладнанням для підтримки програмних платформ ІНТЕРСОС та відповідно до політик та процедур, що забезпечить постійний зв'язок між столицею, проектами, офісами та штаб-квартирою та забезпечення належного управління офісами. Забезпечити проведення тренінгів для всього персоналу міссії щодо правильного використання наявного обладнання (наприклад, супутникові телефони, радіо HF/VHF, комп'ютери та ін.).

Управління активами (майном)

• Допомога в придбанні, використанні та обслуговуванні ІТ активів, офісного та проектного обладнання та комунікаційних засобів, забезпечуючи документування та реєстрацію всіх базових активів в IPM (з наданням унікальних номерів активів ІНТЕРСОС із занесенням в журнал)
• Допомога Менеджеру/Координатору з логістики у складенні списку активів в кінці проекту та контроль продовження активів відповідно до призначення разом з Програмою
• Регулярна щоквартальна перевірка основних засобів

Управління транспортом

• Забезпечення моделі керування автопарком ІНТЕРСОС, протоколами безпеки пересування та посібником із ідентификації бренду, регулярної перевірки автопарку та регулярного обслуговування, страхування транспортних засобів та сплати податків
• Контроль та моніторинг споживання палива, використання журналу обліку транспортних засобів, журналів технічного обслуговування, обліку масел та інших форматів і шаблонів для логістів. Контроль за оформленням належним чином документації логістичним персоналом
• Планування руху транспортних засобів, відстеження окремих поїздок, забезпечення виконання заходів безпеки

Управління персоналом

• Контроль діяльності консультантів та команди, яка підпорядкована

Безпека

• Моніторинг технічних аспектів політики задля зменшення ризиків для проекту, транспорту, зв'язку, захисту, визначення та підготовки технічних аспектів політики безпеки та керівних принципів, плану евакуації та плану дій у надзвичайних ситуаціях, щоденний моніторинг застосування правил безпеки за повідомлення керівника в разі виникнення будь-яких проблем. Для цього фахівець з логістики має створити відповідне середовище для обміну інформації щодо безпеки.

Вимоги до кандидата

• Вища освіта
• Бажано досвід роботи в НГО
• Знання української. Англійська — середній рівень
• Комп'ютерна грамотність (word, excel та internet)
• Гнучкіть
• Орієнтація на результат на якість
• Робота в команді та кооперація
• Управління стрессом
• Відданість принципам ІНТЕРСОC

Наші переваги:

• Офіційне працевлаштування згідно КЗпПУ
• Медичне страхування та страхування життя
• Робочий час з 9 до 18, комфортний офіс у центрі міста
• Забезпечення обладнанням для роботи (ноутбук, телефон, компенсація витрат на мобільний зв'язок)
• Можливість навчання та розвитку в гуманітарній сфері
• Можливість отримання міжнародного досвіду
• Робота в колі однодумців для досягнення високої мети

ІНТЕРСОС прагне створити різноплановий трудовий колектив, сприяючи різноманітності в Організації, що надасть переваги та представлятиме організацію в її відмінності; до кандидатів необхідно ставитися однаково у контексті процесу відбору, критеріїв та інклюзії.

Будь-ласка, надсилайте резюме англійською мовою (бажано) та обов'язково заповнюйте форму тут: INTERSOS Application