PROTECTION OFFICER\Фахівець з питань захисту

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітичною і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Під безпосереднім керівництвом Міжсекторального менеджера проекту (ММП), Фахівець з управління проєктами забезпечує ефективне планування, реалізацію, координацію та моніторинг усіх проектних заходів, що належать до компетенції Департаменту проектного менеджменту. Він/вона забезпечує своєчасне та якісне виконання міжсекторальних та делегованих міжсекторальних інтервенцій відповідно до стандартів донорів та організаційних стратегій. Фахівець з управління проєктами відіграє центральну роль у підтримці зв'язку з програмними департаментами (охорони здоров'я, ПЗПСП, захисту тощо), підтримці реагування на надзвичайні ситуації та координації спеціальних програм (наприклад, «Ваучер на ліки»). Він/вона бере активну участь в оцінці потреб, переорієнтації поточних проектів, розробці нових ініціатив, внутрішній та зовнішній звітності, процесах MEAL, фінансовому відстеженні, підтримці закупівель та розвитку команди, забезпечуючи операційну узгодженість, ефективність та відповідність вимогам.

Конкретні ключові завдання при прийомі на роботу (можуть змінюватися з часом) включають

• Забезпечення координації технічних департаментів (охорони здоров'я, ПЗПСП, захисту) для реалізації заходів реагування на надзвичайні ситуації (швидке реагування після початку шоку, інтегровані мобільні бригади швидкої допомоги PUI, евакуація медичних закладів), а також координація реагування на надзвичайні ситуації із зовнішніми суб'єктами.
• Управління реалізацією програми «Ваучер на ліки».

Місце роботи – Харків, Харківська область , відрядження

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта:

• Ступінь бакалавра в галузі соціальних наук, громадського здоров'я, управління проектами або в інших відповідних галузях. Перевага надається магістерському рівню.

Досвід роботи:

• Мінімум 2 роки досвіду в реалізації або координації гуманітарних проектів.
• Досвід багатосекторального програмування та/або реагування на надзвичайні ситуації є перевагою.
• Бажаний досвід керівництва персоналом.

Знання мов:

• Вільне володіння українською, російською та англійською мовами на професійному рівні

Знання та навички:

• Сильні координаційні, планувальні та організаційні здібності
• Лідерство в команді та навички делегування повноважень
• Аналітичне мислення та вирішення проблем
• Впевнений користувач Microsoft Office, зокрема Excel та Word
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

Оцінювання та розробка стратегії

• Брати участь у проведенні оцінок потреб (фокус-групи, КІІ, польові дослідження) та очолювати їх, а також брати участь в аналізі результатів.
• Пропонувати стратегічні адаптації на основі результатів оцінки та підтримувати розробку секторальних і міжсекторальних стратегій.
• Сприяти розробці розділів аналізу потреб для пропозицій та операційних планів.

Впровадження та координація проектів

• Впровадження планів проектів та заходів під керівництвом Міжсекторального менеджера проекту.
• Забезпечення своєчасного та якісного виконання проектних заходів відповідно до СОПів та вимог донорів.
• Координувати реалізацію між відділами та польовими командами, забезпечуючи прогрес та послідовність на місцевому рівні.
• Моніторинг делегованих міжсекторальних заходів (наприклад, ваучерів на ліки) для забезпечення відповідності програмним стандартам.

Внутрішня координація

• Підтримувати міжвідомчу координацію, відстежуючи реалізацію, подальші дії та терміни.
• Організовувати та брати участь у регулярних зустрічах команди та міжвідомчих координаційних форумах.
• Підтримувати обмін інформацією та співпрацю між проектними та технічними командами.

Зовнішнє представництво та комунікація

• Представляти PUI на секторальних робочих групах та оперативних координаційних нарадах за дорученням Міжсекторального менеджера проекту.
• Підтримувати зв'язок з партнерами-виконавцями та зацікавленими сторонами.
• Підготовка інформаційних записок, матеріалів для зустрічей та логістична підтримка зовнішніх зустрічей.

Моніторинг, оцінка, підзвітність та навчання (MEAL)

• Відстежувати ключові показники ефективності проекту, відстежуйте результати діяльності, підтримуйте збір та аналіз даних.
• Сприяння навчальним заходам та підготовка звітів за результатами MEAL.
• Підтримка польових команд у використанні інструментів MEAL та забезпеченні належного введення даних.

Звітність та документація

• Підготовка внутрішніх та зовнішніх звітів, забезпечення своєчасного подання та дотримання вимог донорів.
• Організовувати та архівувати проектну документацію, оцінки та наочні матеріали.
• Підготовка польових матеріалів для звітів донорів, ситуаційних звітів та внутрішніх оновлень.

Фінансовий супровід

• Відстежувати призначені статті бюджету проекту та підтримуйте щомісячне прогнозування.
• Виявлення бюджетних розбіжностей та інформування про них Міжсекторального менеджера проекту.
• Допомагати у підготовці супровідної документації для фінансової звітності.

Логістика та закупівлі

• Підтримувати підготовку та відстеження запитів на закупівлі.
• Забезпечення дотримання процедур закупівель.
• Моніторинг використання матеріалів на місцях та підготовка необхідної логістичної документації.

Людські ресурси та управління командою

• Підтримувати вступний інструктаж, наставництво та коучинг асистентів проекту та інших членів команди.
• Сприяти формулюванню цілей розвитку команди та сприяти спільній командній динаміці.
• Участь в оцінюванні персоналу та плануванні навчання за запитом.

Безпека та відповідність вимогам

• Застосовувати процедури безпеки під час проєктної діяльності.
• Сприяти дотриманню протоколів безпеки та негайно повідомляти MPM про інциденти або ризики для безпеки.

Делегована міжсекторальна діяльність

• Координувати та впроваджувати делеговану секторальну або міжсекторальну діяльність.
• Забезпечувати оперативне планування, координацію на місцях, документування та звітування про делеговану діяльність.
• Співпрацювати з технічними відділами для підтримання стандартів якості.

УМОВИ РОБОТИ:

Дата початку роботи: липень 2025 року

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м.Харків, Харківська обл.

Робочий час: повна зайнятість

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме на англійській мові та супровідний лист, вказавши щонайменше 2 контакти для рекомендацій

ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

******************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Under the direct supervision of the Multisectoral Project Manager (MPM), the Project Officer (PO) ensures the effective planning, operationalization, coordination, and monitoring of all project activities under the Project Management Department's scope. S/he ensures the timely, high-quality delivery of activities across multisectoral and delegated cross-sectoral interventions, in alignment with donor standards and organizational strategies. The PO plays a central role in liaising with programmatic departments (Health, MHPSS, Protection, etc.), supporting emergency responses, and coordinating special programs (e.g., Voucher for Medication). S/he actively contributes to needs assessments, the reorientation of ongoing projects, the design of new initiatives, internal and external reporting, MEAL processes, financial tracking, procurement support, and team development, ensuring operational coherence, efficiency, and compliance.

Specific key objectives upon Hiring (May Evolve Over Time) include:

• Ensuring the coordination of technical departments (Health, MHPSS, Protection) for the implementation of emergency responses (Rapid Response Following the Onset of Shock, PUI Integrated Emergency Mobile Units, and Health Facilities Evacuation), and coordinating the emergency response with external actors.
• Managing the implementation of the Voucher for Medication Program.

Place of work: Kharkiv, Kharkiv region

QUALIFICATIONS

Education:

• Bachelor's degree in Social Sciences, Public Health, Project Management, or other relevant fields. Master's level preferred.

Experience:

• Minimum 2 years of experience in humanitarian project implementation or coordination.
• Experience in multisectoral programming and/or emergency response is an asset.
• Experience supervising staff is desirable.

Languages:

• Fluent in Ukrainian, Russian, and English at professional level

Knowledge & Skills:

• Strong coordination, planning and organizational abilities
• Team leadership and delegation skills
• Analytical thinking and problem-solving
• Confident in Microsoft Office, particularly Excel and Word
• Excellent communication and interpersonal skills.

TASKS AND DUTIES

Assessments and Strategy Development

• Participate in and lead needs assessments (FGDs, KIIs, field surveys) and contribute to analysis of results.
• Propose strategic adaptations based on assessment findings and support the development of sectoral and cross-sectoral strategies.
• Contribute to drafting needs analysis sections for proposals and operational plans.

Project Implementation and Coordination

• Operationalize project and activity plans under MPM guidance.
• Ensure the timely and quality implementation of project activities following SOPs and donor requirements.
• Coordinate implementation across departments and field teams, ensuring field-level progress and consistency.
• Monitor delegated cross-sectoral activities (e.g., Voucher for Medication) ensuring alignment with program standards.

Internal Coordination

• Support interdepartmental coordination by tracking implementation, follow-ups, and deadlines.
• Organize and participate in regular team meetings and cross-departmental coordination forums.
• Support information sharing and collaboration between project and technical teams.

External Representation and Communication

• Represent PUI at sectoral working groups and operational coordination meetings as delegated by the MPM.
• Maintain communication with implementing partners and stakeholders.
• Prepare briefing notes, meeting materials, and logistics support for external meetings.

Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL)

• Track project KPIs, monitor activity outputs, and support data collection and analysis.
• Contribute to learning exercises and support reporting on MEAL findings.
• Support field teams in using MEAL tools and ensuring proper data entry.

Reporting and Documentation

• Draft internal and external reports, ensuring timely submission and compliance with donor requirements.
• Organize and archive project documentation, assessments, and visibility materials.
• Prepare field-level contributions to donor reports, situation reports, and internal updates.

Financial Follow-up

• Track assigned project budget lines and support monthly forecasting.
• Identify budget discrepancies and report issues to MPM.
• Assist in preparing supporting documentation for financial reporting.

Logistics and Procurement

• Support preparation and follow-up of procurement requests.
• Ensure compliance with procurement procedures.
• Monitor field use of supplies and prepare necessary logistics documentation.

Human Resources and Team Management

• Support the induction, mentoring, and coaching of Project Assistants and other team members.
• Contribute to proposing team development goals and promoting a collaborative team dynamic.
• Participate in staff evaluations and training planning when requested.

Security and Compliance

• Apply security procedures during project activities.
• Promote compliance with security protocols and immediately report incidents or security risks to MPM.

Delegated Cross-Sectoral Activities

• Coordinate and implement delegated sectoral or cross-sectoral activities.
• Ensure operational planning, field coordination, documentation, and reporting of delegated activities.
• Collaborate with technical departments to maintain quality standards.

CONDITIONS

Starting time: JULY 2025

Working days: Full time

HOW TO APPLY:
Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.
Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.