Фахівець/-чиня з логістики

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main duties and responsibilities include:

I. Procurement:

1. Undertake procurement for programs in the North-East Ukraine Area, ensuring alignment with ACTED procurement procedures;
2. Conduct contracting of external services, including translation, legal, taxi, and postal services;
3. Manage procurement for Kharkiv/Sumy offices and guest house needs, ensuring compliance with established procedures;
4. Oversee and update PRO-10 Order Follow-Up, Contract Follow-Up, Supplier Database, and various trackers and Follow-Ups consistent with responsibilities;
5. Establish and maintain Framework Agreements for office needs;
6. Proactively address material shortages and ensure timely procurement through effective supplier communication.

ІІ. Stock & assets:

1. Responsible for conducting monthly inventories for Kharkiv and Sumy offices;
2. Maintain and update the Kharkiv Asset Register and ensure compliance with asset management procedures;
3. Implement streamlined inventory documentation to enhance accuracy and compliance.

ІІІ. Transport and delivery:

1. Coordinate hotel bookings and accommodation for ACTED staff in Kharkiv, Sumy;
2. Arrange transportation for ACTED staff in the North-East area, ensuring efficiency and timeliness;
3. Maintain a detailed Hotel Booking Tracker and ensure smooth coordination of reservations.

ІV. IT & Communication:

1. Support telecommunication needs and ensure efficient IT operations.

V. Filing and Reporting:

5.1. Maintain physical and electronic filing of logistics documentation in line with ACTED procedures;

5.2. Prepare and contribute to monthly logistics reports for internal and external stakeholders;

1. Assist the T&C department by providing contract originals and supporting documentation;

5.4. Improve reporting mechanisms by implementing recommendations for enhanced inventory tracking.

VI. Support Inter-Departmental Logistics Coordination:

6.1. Review and process logistics requests (e.g., OFs, SCRs) to ensure accuracy and alignment with priorities;

6.2. Facilitate communication between logistics teams, program staff, and other departments to resolve discrepancies and meet urgent needs;

6.3. Coordinate follow-ups on approvals and execution of logistics processes.

Any other tasks assigned by line manager.

УвагаЗгідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

AttentionPer current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров'я;
• Перспективи кар'єрного зростання.

_______________________________________________________________________________________________

"ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal."