АДМІНІСТРАТОР РЕГІОНАЛЬНОГО ОФІСУ

АДМІНІСТРАТОР РЕГІОНАЛЬНОГО ОФІСУ

Філія Медейр в Україні запрошує у свою команду Адміністратора регіонального офісу в м.Київ. Загальна мета на цій посаді - адміністративна, матеріально-технічна, фінансова та кадрова підтримка головного офісу філії Medair в Україні.

Будь ласка, перед подачею заявки на вакансію – перечитайте уважно функціональні обов'язки посади та вимоги до кандидатів.

Огляд проекту: Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров'я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров'я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ'ЯЗКИ

внутрішні:

Фінансовий менеджер, менеджер з персоналу, менеджер із підтримки проекту, провідні фахівці з питань фінансів та кадрів, спеціалісти з питань фінансів та кадрів, спеціалісти з матеріально-технічного забезпечення, менеджери проектів, координатори проектів, менеджери з бюджетування та комунікацій, увесь національний персонал та інший персонал Medair, якщо це необхідно.

зовнішні:

Місцеві постачальники, орендодавці, місцеві органи влади, партнери в інших неурядових організаціях, відвідувачі, включаючи донорів, і представники ЗМІ.

ОБОВ'ЯЗКИ ТА ОСНОВНІ НАПРАВЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ:

Загальні

• Підтримувати цінності Medair і робити внесок у добробут команди як активний член.

• Поважати цінності Medair завжди, як у робочий час, так і поза ним

• Знати, розуміти та дотримуватися внутрішньої політики та процедур Medair

• Дотримуватися довідника та нормативних актів Medair Employees on National Contract Staff (ENC).

• Тісно співпрацювати з відповідними сторонами, як внутрішніми, так і зовнішніми, щоб забезпечити ефективну адміністративну підтримку команди

Адміністративні

• Тримати на контролі, що вся необхідна документація, пов'язана як з офісом, так і з об'єктом TH, включаючи їхню експлуатацію, є на місці та належним чином заповнена.

• Забезпечити своєчасну підготовку відповідних звітів.

• Прийом усіх внутрішніх і зовнішніх відвідувачів бази, підготовка офісу до будь-якої зовнішньої зустрічі.

Логістика

- Логістична підтримка баз, обслуговування приміщень, управління обладнанням.

- Підтримка щоденних логістичних функцій програми, за запитом будь-якої команди.

- Підтримувати зв'язок з орендодавцем офісу, вирішувати будь-які питання, що виникають (у тому числі з питань охорони праці).

- Підтримувати управління Team House - забезпечувати своєчасне надання всіх матеріалів та послуг у необхідному обсязі.

- Забезпечення своєчасної оплати всіх рахунків за комунальні послуги та інтернет, використовуючи фінансові процеси та процедури Medair.

Фінанси

- Підготовка запитів на закупівлю за вимогою

- Підтримувати фінансову команду у виконанні будь-яких регулярних або спеціальних запитів

HR

- Підтримка команди HR та керівництва у проведенні вступних та адаптаційних заходів для нових співробітників та тимчасових працівників.

- Підтримка у підготовці документів на вимогу HR-менеджера

Комунікація

- Розвивати та підтримувати прозору, чесну та сприятливу структуру комунікації з колегами.

- Розвивати та підтримувати позитивні відносини з місцевими органами влади, іншими неурядовими організаціями та будь-якими іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи добру співпрацю та партнерство

- Забезпечувати сувору конфіденційність у всіх сферах діяльності

- Звертатися до персоналу Medair перед тим, як взяти на себе будь-які внутрішні або зовнішні зобов'язання від імені Medair, усні або письмові

- Підтримувати інші види діяльності, якщо це необхідно та визначено організацією Medair

Медіа та зв'язки з громадськістю

- Підтримуйте запаси та ведіть належний облік усіх предметів наочності (брендовані матеріали, флаєри тощо) для належного управління та обліку

- Закупівля необхідних засобів наочності відповідно до потреб програми

СПЕЦИФІКАЦІЯ ПОСАДИ:

КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:

Професійна кваліфікація Професійна / професійно-технічна кваліфікація у відповідній галузі. БАЖАНО вищу освіту відповідної спеціальності

Досвід роботи Досвід роботи в міжкультурному середовищі, досвід роботи в некомерційній організації. БАЖАНО Попередня робота в НДО. Досвід роботи в міжкультурному середовищі

Володіння мовами Вільне володіння англійською (розмовною та письмовою), вільне володіння українською (розмовною та письмовою)

IT Вміння працювати з пакетом Microsoft Office, зокрема Outlook, Word та Excel.

КОМПЕТЕНЦІЇ

Мотивація

• Полюбляє виклик і наполегливо працює для досягнення цілей,

• Здатний самостійно вирішувати проблеми

• Захоплення служінням тим, хто цього потребує, незалежно від етнічного походження

• Самомотивація та ентузіазм

БАЖАНО Співчутливий, самовмотивований, ентузіазм, енергійний, самостійний.

Командоутворення

• Командний гравець, але також здатний працювати самостійно

• Хороші навички міжособистісного спілкування та вирішення конфліктів, може добре працювати в мультикультурній команді.

• Рішучий і впевнений характер

БАЖАНО Заохочення, підтримка

Адаптивність

• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.

• Творчий, відкритий, гнучкий, здатний самонавчатися.

• Добре розуміння міжкультурних питань.

• Здатність працювати одночасно, підтримувати спокій під тиском, думати наперед

• «Можу», позитивне ставлення та гнучкий підхід.

• Можливість працювати конфіденційно в будь-який час.

Технічна експертиза

• Досвід адміністрування з підтвердженим успіхом у демонстрації уваги до деталей, письмових і комунікаційних навичок.

• Здатність вирішувати проблеми.

• Відданість найкращим практикам.

• Успішна робота з детальними процесами та процедурами.

Менеджмент і лідерство

• Гарні комунікативні та лідерські навички

Ставлення до роботи

• Увага до деталей, організований, точний, відданий, аналітичний склад розуму, підтримка, командний гравець

Інші атрибути

• Чесний

• Гідний довіри

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.

_________________________________________________________________________________________

BASE SUPPORT OFFICER

OVERALL PURPOSE

Working as an important member of a diverse team committed to serve the world's most vulnerable with practical and compassionate care, the Base Support Officer is responsible for administrative, logistics, finance and HR support to the Head Office of the Branch of Medair in Ukraine.

PROJECT OVERVIEW

Multi-sector relief programme including: Water and Sanitation, CVA&NFI distributions across determined locations throughout Ukraine, Shelter assistance to the damaged households, as well as MHPSS to restore mental state of the vulnerable communities.

FUNCTIONAL LINKS

Internal:

Finance Manager, HR Manager, Project Support Manager, Sr. FIN and HR Officers, FIN and HR Officers, Logistic Officers, Project Managers, Project Coordinators, Programme Funding Manager, Communications Manager, all national staff members and other Medair staff as necessary.

External:

Local suppliers, landlords, local authorities, counterparts in other NGOs, visitors including donors and media team.

RESPONSIBILITIES AND MAIN ACTIVITIES:

General

• To uphold Medair values and to contribute to the wellbeing of the team as an active member.
• Respect the Medair values at all times, both within and outside of working hours
• Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures
• Adhere to Medair Employees on National Contract Staff (ENC) handbook and regulations
• Work closely with relevant parties, internal and external to provide effective administrative support to the team

Administrative

• Ensure that all the required documentation, related to both office and TH facility, including their operation are in place and duly filled.
• Ensure relevant reports are produced in a timely manner.
• Welcoming all internal and external visitors of the base, having the office ready for any external meeting held.

Logistics

• Logistical support for the bases, facility maintenance, equipment management.
• Support the day-to-day logistical functions of the programme, if requested by any team.
• Liaise with office landlord, resolve any issues occurring (including for OHS).
• Support management of the TH – maintain all supplies and services are delivered in time and within the required scope
• Ensure all utility and internet bills are paid in a timely manner using Medair financial processes and procedures.

Finance

• Prepare PDFs upon request submitted
• Support FIN team in performance of any regular or ad-hoc requests

HR

• Support the HR team and leadership with inductions and onboarding of new staff and casual workers.
• Support with preparation of documents, as per request from HR Manager

Communication

• Develop and maintain a transparent, honest and supportive communication structure with colleagues.
• Develop and maintain positive relationships with local authorities, other NGOs and any other stakeholders, representing Medair and ensuring good co-operation and partnerships
• Ensure strict confidentiality is maintained in all areas of work
• Refer to the Medair staff before making any internal or external commitment on behalf of Medair whether verbal or written
• Support other activities, as required and identified by Medair

PERSON SPECIFICATION:

QUALIFICATION / EXPERIENCE:

Vocational qualification Professional / vocational / technical qualification in a relevant field. DESIRABLE University degree in relevant subject

Work experience Experience of working in a cross-cultural setting experience in a not-for-profit organisation. DESIRABLE Previous employment with an NGO. Experience working in a cross-cultural setting

Languages Fluent English (spoken and written), Fluent in Ukrainian (spoken and written)

IT Ability to operate Microsoft Office package, specifically Outlook, Word and Excel.

COMPETENCIES

Motivation

• Enjoys a challenge and works hard to achieve objectives,

• Able to solve problems independently

• Passionate about serving those in need, no matter the ethnic background

• Self-motivated and Enthusiastic

DESIRABLE Compassionate, self-motivated, enthusiastic, energetic, autonomous.

Team building

• Team-player but also able to work independently

• Good inter-personal and conflict resolution skills, can work well in a multi-cultural team.

• Determined and confident character

DESIRABLE Encouraging, supportive

Adaptability

• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels.

• Creative, open-minded, flexible, self-learner.

• Good understanding of cross-cultural issues.

• Ability to multi-task, maintain a level head when under pressure, think ahead

• "Can Do", positive attitude and flexible approach.

• Ability to work confidentially at all times.

Technical expertise

• Administration experience with proven success in demonstrating attention to detail, written and communication skills.

• Problem solving ability.

• Commitment to best practice.

• Successful track record working with detailed processes and procedures.

Management & Leadership

• Good communication and leadership skills

Attitude to work

• Attention to details, organized, accurate, devoted, analytical mind, supportive, team player

Other attributes

• Honest

• Trustworthy