Операційний Менеджер

Благодійний Фонд "Незабутні" був заснований у 2021 році. Місія фонду – Україна – дружня до людей з деменцією країна, де люди з деменцією та їхні родичі живуть гідним та комфортним життям. Ми працюємо для того, щоб люди з деменцією та їхні доглядальники мали доступ до необхідної їм якісної допомоги та відчували підтримку суспільства, а українці були обізнані про деменцію та займалися її профілактикою.

Зараз команда Фонду налічує 11 людей та понад 300 волонтерів.

Цінності Фонду: висока якість життя, щирість, довіра, інклюзивність, експертність, співпраця, сміливість.

Ми шукаємо Операційного Менеджера/ку, який/яка допоможе нам вивести внутрішню ефективність фонду на новий рівень. Ця роль про порядок у складному, ясність у щоденній роботі, баланс між контролем і довірою. Це про вміння працювати з командами, процесами, цифрами й сенсом одночасно. Операційний менеджер буде працювати у прямій взаємодії з директоркою фонду та координувати ключові функції організації від планування до реалізації.

Фонд активно розвивається і це можливість впливати на системні зміни зсередини.

Очікування від кандидата:

• Досвід роботи на аналогічній посаді від 2-х років (перевагою буде досвід у благодійній сфері);

• Вища освіта у сфері проектного менеджменту, маркетингу, економіки, менеджменту організацій; соціології, соціальної роботи, юриспруденції;

• Завершення курсів з операційного менеджменту (Projector, Laba тощо) - буде перевагою;

• Досвід управління проєктами – планування, контроль виконання, аналіз ефективності;

• Досвід побудови, опису та оптимізації внутрішніх процесів (онбординг, офбординг, політики, процедури);

• Досвід керування командами різного рівня (постійні працівники, волонтери, підрядники);

• Вміння розподіляти завдання, слідкувати за дедлайнами та координувати команду в рамках проєктів;

• Досвід залучення фінансування (гранти, корпоративні донори, партнерські програми) - буде перевагою;

• Здатність оцінювати ризики та знаходити рішення для їх мінімізації;

• Розвинені лідерські навички: вміння делегувати, підтримувати командний дух, вирішувати конфлікти;

• Вміння презентувати фонд потенційним партнерам та донорами, аргументувати його цінність;

• Знання основ фінансового менеджменту;

• Досвід роботи з різними стейкхолдерами (грантодавці, урядові організації, НУО, бізнес-партнери);

• Вільне грамотне володіння українською мовою (усною і письмовою), вільне володіння англійською мовою;

• Впевнений користувач Google Workspace, Notion, CRM-систем;

• Досвід роботи з аналітичними інструментами та AI-рішеннями;

• Вміння ефективно планувати робочий час та розставляти пріоритети;

• Вміння/готовність працювати в стислі терміни;

• Гнучкість та адаптивність;

• Високий рівень відповідальності та мотивації.

• Бажання розвиватися в операційному менеджменті.

Основні обов'язки:

1. Створення ефективного операційного середовища

• Аналіз, опис, оцінка та оптимізація існуючих процесів або побудова їх з нуля (онбординг, офбординг, тайм оффи, внутрішні політики та процедури).

• Формування та підтримка актуальної внутрішньої бази знань фонду.

• Забезпечення ефективної командної взаємодії через чіткі комунікаційні канали, регламенти та правила роботи.

2. Фінансове планування та ефективність

• Аналіз та оптимізація поточних витрат фонду: виявлення неактуальних, дубльованих чи неефективних практик.

• Бюджетування, участь у формуванні проєктного та загального бюджету організації, контроль витрат і забезпечення ефективного використання грантових коштів.

• Координація взаємодії з бухгалтером та контроль за фінансовими операціями.

3. Проєктна координація та контроль

• Супервізія поточних ініціатив фонду: контроль виконання задач, строків і результатів.

• Взаємодія з менеджерами проєктів, волонтерами, підрядниками та партнерами в рамках реалізації ініціатив.

• Організаційна підтримка реалізації стратегії фонду.

4. Система звітності та результативності

• Розробка, впровадження та регулярне оновлення KPI для ключових напрямків діяльності.

• Побудова прозорої та доступної системи звітності по кожному напрямку.

• Адміністрування таск-трекінгу та контроль командного прогресу.

5. Командне управління

• Ведення опису посадових обов'язків кожного члена команди, з періодичним оновленням.

• Розподіл завдань, контроль дедлайнів, операційна координація роботи співробітників та волонтерів.

• Організація командних зустрічей, навчань, онбордингів та регулярного зворотного зв'язку.

• Підтримка екологічної атмосфери, мотивації, ініціативності та командного духу.

6. Фандрейзинг та зовнішня комунікація

• Участь у підготовці грантових заявок, супровід процесу звітності перед донорами.

• Комунікація з донорами, представлення фонду та його ініціатив.

• Встановлення та підтримка партнерств із бізнесами, НГО, органами влади, участь у заходах від імені фонду.

7. Технічна та цифрова підтримка

• Впровадження та супровід CRM-систем, цифрових інструментів управління та автоматизації.

• Формування і підтримка внутрішніх стандартів, регламентів, процедур.

• Оптимізація цифрових процесів у команді: аналітика, використання AI-інструментів тощо.

Пропозиція організації:

• Конкурентна заробітна плата за результатами співбесіди;

• Нормований повний робочий день з 09:00 до 18:00 (гнучкий початок і кінець дня);

• Після адаптації можливий гібридний формат роботи. Під час випробувального терміну — 3/5 днів офлайн в офісі біля метро Голосіївська;

• Відпустка та вихідні згідно КЗпТ;

• Можливість впливати на соціальні зміни — ви станете частиною команди, яка покращує якість життя людей з деменцією та їхніх родин. Ваші ідеї та ініціативи матимуть реальний вплив;

• Професійний розвиток та навчання — робота у фонді передбачає постійний розвиток, участь у профільних заходах, тренінгах, співпрацю з міжнародними партнерами та експертами у сфері соціальних змін.

Хочете зробити реальний внесок у підтримку людей з деменцією? Тоді відправляйте своє резюме разом із супровідним листом. Розкажіть у листі, чому ця тема вам близька. Поділіться особистою історією або досвідом роботи, що мотивує вас долучитися до нашої місії. Якщо у вас є навички управління операційними процесами та оптимізації роботи команди, наведення конкретного прикладу буде перевагою.