Асистент менеджера проекту

Графік: повна зайнятість (очно +дистанційно)

Локація: Київ

Міжнародний благодійний фонд "Карітас України" шукає до себе в команду – Асистента менеджера проекту "V.I.T.A.L. – Життєво необхідна ініціатива телемедичної допомоги та відновлення засобів до існування".

Проект спрямований на підтримку вразливих категорій населення – людей похилого віку, осіб з інвалідністю, внутрішньо переміщених осіб, сімей, які проживають у зонах, постраждалих від війни, вагітних жінок, батьків та опікунів дітей віком до 2 років тощо – через надання телемедичних послуг, мобільні медико-соціальні команди, організацію догляду вдома, надання ваучерів на ліки та реабілітаційне обладнання, забезпечення психологічної підтримки, проведення тренінгів для персоналу, а також надання аграрних грантів.

Обов'язки:

• Адміністративна та організаційна підтримка менеджера проекту:
• підготовка проектних документів для підпису, узгодження і контролю їх виконання;
• супровід календаря зустрічей та інформування про ключові дедлайни;

• участь у підготовці матеріалів для внутрішніх і зовнішніх нарад.

• Підготовка та оформлення внутрішньої документації:

• складання протоколів зустрічей та відряджень;
• підготовка аналітичних та фінансових таблиць для включення у звіти;
• ведення внутрішнього листування українською та англійською мовами;

• підготовка драфтів листів до донорів, партнерів та локальних стейкхолдерів.

• Допомога у плануванні та моніторингу заходів проекту:

• формування детальних планів заходів і їх узгодження з локальними командами;
• збір даних для відстеження індикаторів та їх оновлення у системах моніторингу (Kobo, Excel);

• регулярне інформування менеджера проекту про хід реалізації активностей та можливі ризики.

• Координація з локальними партнерами щодо збору даних і звітності:

• нагадування та контроль за своєчасною подачею щомісячних звітів від Caritas Харків та Caritas Кам'янське;
• перевірка правильності заповнення звітних форм і підготовка зведених таблиць;

• підтримка комунікації з партнерами щодо виправлення помилок чи уточнення даних.

• Підтримка у логістиці зустрічей, тренінгів, відряджень:

• організація бронювання залів, харчування, проживання та транспорту для учасників;
• ведення списків учасників, оформлення реєстраційних форм та сертифікатів;

• підготовка пакету супровідних матеріалів (презентацій, буклетів, роздаткових матеріалів).

• Ведення архіву документів і забезпечення їх своєчасної подачі:

• створення та підтримка електронного та паперового архіву проекту;
• систематизація договорів, актів, накладних, фінансових документів відповідно до вимог AICS;

• своєчасне передавання документів до бухгалтерії, відділу закупівель та донорів.

• Забезпечення належної комунікації між командами проекту:

• підготовка та розсилка щотижневих інформаційних дайджестів для національної та локальних команд;
• організація онлайн-зустрічей у Zoom/Teams, ведення календарів;
• підтримка зв'язку між Caritas Україна, Caritas Italiana та локальними офісами;

• своєчасне донесення змін у графіку чи вимогах донорів до всіх залучених сторін.

• Додаткові функції:

• виконання окремих доручень менеджера проекту щодо підготовки презентацій, інформаційних матеріалів та візуалізацій для донорів;
• допомога у підготовці адвокаційних заходів (зустрічей з місцевими органами влади, круглих столів, конференцій);
• участь у розробці методичних матеріалів і шаблонів документів для партнерів;
• збір та аналіз відгуків від бенефіціарів для включення у звітність.

Вимоги:

• Вища освіта.
• Досвід ведення ефективної комунікації.
• Досвід роботи (чи волонтерства) на аналогічній позиції (бажано в неурядових громадських об'єднаннях) – буде перевагою.
• Володіння мовами: українською – вільно, англійською- В2.
• Знання програм: MS Office (Word, Excel) та продуктів Google – просунутий користувач.
• Навички підготовки презентацій (PowerPoint, Canva, або інші програми).
• Наявність водійського посвідчення – буде перевагою.

Особисті якості та професійні навички:

• Відмінні письмові та усні навички спілкування.
• Високий рівень організованості, наполегливості та послідовності.
• Розвинені комунікативні навички, здатність вирішувати проблеми, адаптуватися до змін, керувати часом.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентний рівень заробітної плати.
• Потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
• Можливість професійного зросту (за результатами роботи).

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті:

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу:

Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії.

Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.